Assistant.e administratif, financier, logistique (H/F)

Sénégal

Dakar

Description de la mission

Le/l’assistant.e administratif.ve, financier.e et logistique travaillera au sein d’une équipe basée à Dakar et composée de: une Cheffe de projet, deux expertes long terme, et une responsable administrative et financière (RAF).

Le/l’assistant.e travaillera sur deux projets financés par l’Agence Française de Développement (AFD) dans le même périmètre géographique (Sénégal, Mauritanie, Tchad, Côte d’Ivoire et Guinée) :

– Projet AT EDIFIS: dispositif d’assistance technique EDIFIS, 4M€. Ce projet prendra fin en décembre 2025 et une deuxième phase du projet est en développement pour janvier 2026 (soumis à la validation du bailleur).

– Projet FAPS EDIFIS: facilité d’amorçage, de préparation et de suivi de projets EDIFIS, 1.5M€. Ce projet prendra fin en décembre 2025.

Les éléments présentés ci-après sont généraux et présentés à titre indicatif. Les missions seront précisées ultérieurement selon des besoins prioritaires identifiés et les types d’appui à fournir.

Sous l’autorité de la cheffe de projet d’Expertise France (EF), basée à Dakar, l’assistant.e travaillera en lien étroit et sous la responsabilité fonctionnelle de la RAF et sera responsable des tâches suivantes:

Volet financier:

Mise à jour des suivis financiers (saisie des dépenses) ;
Assurer, en lien avec le/la RAF, la gestion de la trésorerie du projet : suivi du compte et de la caisse locale, tenue des journaux de dépenses, anticiper et préparer les demandes de réapprovisionnement au siège et assurer les relations avec la banque ;
Effectuer un suivi des paiements à réaliser et préparer les bons à payer (BAP) et les mises en paiement et veiller à la conformité des pièces justificatives ;
Appuyer le/la RAF dans l’élaboration des rapports financiers ;
S’assurer de l’éligibilité des dépenses ainsi que du respect des procédures financières d’EF et du bailleur dans la mise en œuvre des activités ;
Contribuer à la réalisation des audits projets;
En lien étroit avec le/la Cheffe de projets et le/la RAF, contribuer aux exercices budgétaires et comptables (clôture comptable, prévisions budgétaires, plan de travail annuel budgétisé, etc)

Volet opérationnel

Contribuer à la mise en place et à la mise à jour des outils de pilotage financiers et opérationnels d’EF (tableaux de bord, reporting et pilotage mensuel des projets, inventaires, calendriers, etc.) en lien étroit avec la Cheffe de projet et le/la RAF;
Renseigner les indicateurs du projet liés aux nombre de participants des ateliers et formations réalisés dans le cadre du projet ;

Volet administratif

Organiser l’archivage administratif du projet, en lien avec le/la RAF, selon les procédures d’Expertise France ;
Appuyer le/la RAF et, d’une manière générale, l’équipe projet dans les démarches liées à l’installation : exonération de TVA, fiscalité, etc
Assurer l’indexation, le classement et l’archivage des pièces justificatives du projet sur la plateforme de partage wimi ;
Réalisation des tâches administratives et de secrétariat, mise à jour des calendriers du projet, mise en forme des documents, et toute autre tâche selon les besoins ;

Volet logistique

Assurer l’organisation logistique des activités (formations, séminaires, ateliers, missions) liés aux activités des deux projets, en lien étroit avec le/la RAF et les USP et Bureaux mutualisés des autres pays : réservation d’hôtels, vols, transport local, demandes de visa, signature des ordres de mission, négociation avec les prestataires locaux, etc et assurer la collecte et le traitement des pièces justificatives (notes de frais, factures, listes de présence, etc);
Transmission aux experts court-terme des procédures liées à leur mission : procédure de visa, règles de remboursements des perdiems, des frais de taxi selon les procédures d’Expertise France, rappel des consignes de sécurité pendant leurs missions (en lien avec l’équipe sécurité d’EF)
Etablissement de l’état récapitulatif des frais (ERF) pour les experts court terme et résidents conformément aux règles d’Expertise France (perdiems, remboursements des loyers, billets d’avion, visa et autres frais, etc.)
Superviser l’utilisation optimale et l’inventaire des équipements des projets ;
Contribuer à l’identification des prestataires nécessaires à la mise en oeuvre des activités;
Gérer le bureau projet: approvisionnement des fournitures de bureau, dépenses de fonctionnement, suivi du véhicule de location du projet, logbook, consommation du carburant, etc

Volet clôture projets

· En lien avec le/la RAF contribuer étroitement à la clôture comptable et financière des deux projets (décembre 2025);

· Assurer le classement et l’archivage des pièces justificatives et s’assurer de la complétude et de l’éligibilité ;

· Organiser le transfert des archives physiques au siège ;

· Superviser l’inventaire physique des actifs et organiser le transfert/la cession.

Toute autre tâche requise par Expertise France dans le cadre du projet

Description du projet ou contexte

Le projet Dispositif d’assistance technique EDIFIS – AT EDIFIS

L’objectif du projet AT EDIFIS est de promouvoir l’émergence et la montée en puissance des politiques publiques et leur mise en œuvre en faveur de l’égalité de genre et de l’autonomisation des femmes dans les pays partenaires en mobilisant, accompagnant et appuyant la coordination des acteurs.

Plus spécifiquement, ce projet vise les objectifs suivants :

OS1. Les pays ciblés disposent de politiques publiques robustes en matière d’égalité de genre et d’autonomisation des femmes, de cadres de coordination et d’agents publics en capacité de les mettre en œuvre.

OS2. Catalyser l’émergence et la montée en puissance des projets visant l’égalité de genre et de l’autonomisation des femmes dans les pays d’intervention, notamment à la croisée des secteurs clés de l’éducation, des droits et santé sexuels et reproductifs, et de l’insertion.

Ces objectifs spécifiques s’articulent autour de 3 résultats :

R1. La formulation, la mise en œuvre et le suivi-évaluation des politiques publiques en faveur de l’égalité de genre et de l’autonomisation des femmes dans les pays partenaires sont améliorés

R2. Les capacités des acteurs nationaux mettant en œuvre les politiques publiques en faveur de l’égalité de genre et de l’autonomisation des femmes sont renforcées

R3. La coordination des acteurs œuvrant en faveur de l’égalité de genre et de l’autonomisation des femmes est améliorée.

Les activités du projet se déclineront en trois composantes répondant à ces résultats :

· Composante 1 : Assistance technique pour la formulation, la mise en œuvre et le suivi-évaluation de politiques publiques transformatrices en faveur de l’égalité de genre et de l’autonomisation des femmes dans les pays partenaires ;

· Composante 2 : Renforcement de capacités à plusieurs niveau des acteurs institutionnels (appuis organisationnels, formation des agents) ;

· Composante 3 : Coordination des acteurs et accompagnement du dialogue autour de l’égalité de genre et l’autonomisation des femmes.

Le projet FAPS EDIFIS

L’objectif du projet, d’une durée de 52 mois (Septembre 2021 – Décembre 2025), est d’accompagner les Agences de l’AFD des 5 pays concernés et leurs partenaires dans la réalisation du second volet du Partenariat EDIFIS, à savoir l’identification de projets CAD2 à hauteur de 150M€ afin de permettre la montée en puissance des projets en faveur de l’égalité femmes-hommes dans les deux régions.

La mission est effectuée à travers la mobilisation d’un pool d’ECT (nationale et internationale) à la demande de la Division Gouvernance (GOV), avec la Cellule Lien Social (CLS) en appui technique à travers son pôle genre, et la DRGS et la DRGG en appui à la coordination géographique. Ce vivier d’ECT, avec des compétences spécifiques et transversales, pourra intervenir sur trois volets :

Volet 1 – Diagnostic

Volet 2 – Identification et préparation de projets

Volet 3 – Capitalisation, diffusion et communication

Compte tenu de son focus géographique et thématique, le projet FAPS EDIFIS est amenée à appuyer l’architecture suivante pour la région Grand Sahel et Golfe de Guinée et les cinq pays concernés :

· Les référent·es genre des cinq agences-pays concernées;

· Les référent·es thématiques concerné·es par EDIFIS (éducation, santé, emploi) et les référent·es genre des départements concernés ;

· Les responsables équipe projet (REP) dans les agences pays en charge des projets en cours ou en instruction, selon les thématiques d’intervention et de l’expertise demandée.

La nature de la mission étant principalement de fournir un appui sur demande aux opérationnel.les de l’AFD basé.es dans les cinq pays de l’action, la majeure partie de l’activité repose sur le vivier d’expert.es (nationales/-aux et internationales/-aux) qui seront mobilisé.es par EF.

Profil souhaité

Formation et expérience :
Bac + 2 (BTS / DUT) à Bac + 3 type gestion administrative, comptable ou tout autre diplôme pertinent pour le poste
Au moins 3 ans d’expérience dans des fonctions similaires, avec un focus finances

Expérience préalable dans des projets de coopération internationale

Compétences et qualités recherchées

Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement)

Compréhension aisée et expérience d’utilisation des outils utilisés dans le cadre de la gestion des projets (voyages, logiciel comptable, etc.)

Maîtrise courante du français à l’écrit et à l’oral

Une expérience de travail dans des projets EF / AFD constitue un grand atout

Être méthodique et organisé.e, anticiper les besoins et difficultés

Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail

Capacité à travailler en autonomie, proactivité et prise d’initiative

Aisance relationnelle, disponibilité, sens du travail en équipe

Bonne gestion des urgences et réactivité, capacité à gérer les priorités (face à plusieurs demandes simultanées)

Date limite de candidature : 09/07/2025 2:00 am

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